Najbliższe wydarzenie:


Krok po kroku

Biuro » Wyjazdy zagraniczne - procedura na UKW

UWAGA: W 2018 roku pracownicy oraz osoby niebędące pracownikami UKW (studenci/doktoranci/eksperci realizujący zadania w projektach UKW) są zobowiązani do zakupu biletów lotniczych poprzez firmę WhyNotTravel

Specjalnie dla pracowników Uczelni została stworzona aplikacja umożliwiająca wypełnienie wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny on-line - znajduje się on z prawej strony serwisu. Formularz ułatwi Państwu oszacowanie kosztów wyjazdu. Wypełniony i wydrukowany wniosek po podpisaniu przez osoby decyzyjne należy wraz z załącznikami składać w Biurze Współpracy Międzynarodowej (ul. Chodkiewicza 30, p. 161, blok B) osobiście lub drogą służbową na 14 dni przed planowanym pobytem za granicą (w przypadku konferencji na 14 dni przed terminem opłaty wpisowego.)

W przypadku wyjazdów doktorantów/studentów/ekspertów na stronie Biura w zakładce Varia - Formularze dostępne są druki umów finansowych, które zamiast wniosku wypełniają ww. osoby.

Uprzejmie informujemy, że dewizy na wyjazdy zagraniczne należy odbierać w Banku Santander (dawniej BZWBK) przy ul. Modrzewiowej 15a, 85-631 Bydgoszcz, po uprzednim odebraniu niezbędnych dokumentów w BWM oraz okazaniu w banku dowodu tożsamości lub paszportu (w zależności od rodzaju dokumentu podanego na wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny). Delegowany może upoważnić inną osobę do odbioru swoich dewiz informując pisemnie o tym wcześniej Biuro Współpracy Międzynarodowej (dewizy zostaną wówczas wydane w banku po okazaniu przez upoważnioną osobę dowodu osobistego).

Pełny komplet dokumentów powinien zawierać; w przypadku wyjazdu:

  1. na konferencję, sympozjum, kongres itp.: wniosek*, zaproszenie, informacje od organizatorów (program itp., potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem, krótki abstrakt dot. referatu (tytuł referatu w języku polskim i obcym), w przypadku wyjazdu na konferencję należy do wniosku wyjazdowego załączyć pełne dane dotyczące opłaty konferencyjnej – nazwę i adres banku, nr konta, nazwę i adres beneficjenta, SWIFT/BIC/ABA routing numer w przypadku przelewów do USA, IBAN, informację co dana opłata obejmuje (np. wpisowe jest związane z wydrukowaniem materiałów pokonferencyjnych, opłatą za wyżywienie itd.) oraz do kiedy należy ją uiścić; formularz rejestracyjny wysyła osoba wyjeżdżająca za granicę;
  2. na kwerendę (biblioteczną lub archiwalną): wniosek, szczegółowy plan kwerendy (nazwy bibliotek, poszukiwane pozycje książkowe),potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
  3. na stypendia i staże: wniosek, informacje o przyznanym stypendium (wysokość, co dane stypendium obejmuje); zaproszenie na staż naukowy; plan pobytu; potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
  4. w celu przeprowadzenia badań: wniosek, plan/zakres badań;potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem
  5. ze studentami na praktyki językowe, badania terenowe itp.: wniosek opiekuna wyjazdu, listę studentów, zakres badań;
  6. przy planowanych wyjazdach trwających powyżej miesiąca w ramach urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego należy dołączyć pozytywną opinię Rady Wydziału w sprawie planowanego urlopu; w wyjątkowych przypadkach Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy może zwolnić z tego obowiązku; w przypadku pełnej realizacji pensum w danym roku akademickim należy dołączyć pismo o niewstrzymywanie pensji
  7. Wniosek wyjazdowy pobrany ze strony Biura musi być zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego – Kierownika katedry lub Dyrektora instytutu, dysponenta środków oraz Dziekana, w przypadku wyjazdu w ramach grantu (np. NCN, NCBiR) – Kierownika projektu/dysponenta środków; w przypadku wyjazdu doktorantów wymagana jest dodatkowo zgoda kierownika studium doktoranckiego; należy również na wniosku zamieścić informację czy dany wyjazd związany jest z prowadzonymi badaniami bądź pisaną pracą (doktorską, habilitacyjną itp.);

Rozliczenie kosztów podróży następuje zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKW nr 63/2017/2018 z dnia 24 lipca 2018 roku. (treść zarządzenia dostępna poniżej).

Po złożeniu pełnej dokumentacji i pozytywnym zaopiniowaniu wniosku przez Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy – dra hab. Marka Macko, prof. nadzw., osobie wyjeżdżającej za granicę zostanie przyznane:

  • skierowanie na czas pobytu za granicą,
  • w przypadku uzyskania środków finansowych osoba wyjeżdżająca może otrzymać zwrot kosztów podróży (po przedstawieniu rachunków, biletów przejazdu) oraz dewizy na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów, których ilość zależy od wysokości przyznanych wcześniej środków finansowych.

Dewizy: diety pobytowe, limit lub ryczałty na noclegi (25% limitu) i ryczałt na dojazd, są przyznawane na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013r. (Dz. U. nr 24 poz. 167 z 05.02.2013).

UWAGA: W 2018 roku pracownicy oraz osoby niebędące pracownikami (studenci/doktoranci/eksperci) są zobowiązani do zakupu biletów lotniczych poprzez firmę WhyNotTravel

UWAGA: każda osoba wyjeżdżająca za granicę powinna się przed wyjazdem ubezpieczyć (ubezpieczenie EKUZ na wyjazdy służbowe: w celu uruchomienia procedury uzyskania karty z NFZ należy na 3 tygodnie przed wyjazdem przynieść do BWM wypełniony druk A1 wraz z Informacją w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym oraz zaświadczeniem z kadr o zatrudnieniu na UKW; po uzyskaniu zgody z ZUSu osoba wnioskująca udaje się osobiście do oddziału NFZ w celu uzyskania karty EKUZ).

W przeciągu 7 dni od daty powrotu, należy dokonać rozliczenia wyjazdu poprzez:

  • rozliczenie przyznanych środków dewizowych na druku rozliczeniowym;
  • przedstawienie sprawozdania merytorycznego podpisanego przez Dziekana;
  • w przypadku wyjazdu samochodem rozliczenie kosztów podróży następuje po uprzednim wypełnieniu druku ewidencji przebiegu pojazdu;
  • w przypadku wyjazdu autobusem lub pociągiem zwrot kosztów podróży jest dokonywany na podstawie FV lub w przypadku braku rachunków na podstawie biletów krajowych i zagranicznych;
  • w przypadku zmian terminów wyjazdu bądź też jego przedłużenia należy do rozliczenia dołączyć oświadczenie podając w nim przyczyny przesunięcia wyjazdu/przyjazdu.

Przy wypełnianiu rozliczenia potrzebna jest dokładna informacja o dniach i godzinach przekroczenia granicy polskiej. Należy też załączyć rachunki za wpisowe i hotel (w przypadku wcześniejszego naliczenia ryczałtów na noclegi faktury nie są potrzebne; diety rozliczane są bezfakturowo).

Wszystkie faktury i rachunki powinny być wystawione na adres UKW, ul. Chodkiewicza 30, 85-870 Bydgoszcz, NIP PL 5542647568

Opisane faktury (adnotacja o formie płatności, informacja czego dane rachunki dotyczą, z jakim są związane wyjazdem) należy czytelnie podpisać. Druk sprawozdania, ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczenia dewiz można uzyskać w Biurze Współpracy Międzynarodowej lub na stronie internetowej biura.

Formularze: http://bwm.ukw.edu.pl/index.php?_m=18&_id=92

Rozporzadzenie_MPiPS_w_sprawie_naleznosci_z_tytulu_podrozy_sluzbowej_29.01.2013.pdf (82.62 kB)
Zarzadzenie_Rektora_UKW_nr_63_Wyjazdy_zagraniczne.pdf (306.90 kB)
Rozporzadzenie_MNiSW_w_sprawie_warunkow_kierowania_osob_za_granice_w_celach_naukowych_dydaktycznych_i_szkoleniowych_oraz_szczegolnych_uprawnien_tych_osob_12.10.2006.pdf (231.39 kB)


Wyjazdy zagraniczne - procedura na UKW:
Krok po kroku ♦